Tanggungjawab Utama
Pengurusan Operasi Pejabat:
- Memastikan operasi harian pejabat berjalan lancar, termasuk pengurusan kemudahan dan keperluan pejabat.
- Menyelia penyelenggaraan peralatan, inventori, dan sumber pejabat.
Pengurusan Kakitangan:
- Mengurus jadual kerja, tugasan, dan prestasi kakitangan pentadbiran.
- Memberi latihan dan motivasi kepada kakitangan untuk meningkatkan kecekapan kerja.
Pengurusan Rekod dan Dokumen:
- Memastikan semua dokumen dan rekod syarikat disimpan dengan baik dan mudah diakses.
- Menyelia sistem arkib dan memastikan pematuhan kepada dasar keselamatan data syarikat.
Pengawalan Bajet Pentadbiran:
- Menyediakan dan menguruskan bajet jabatan pentadbiran.
- Memantau perbelanjaan pejabat untuk memastikan pematuhan kepada had bajet.
Perancangan dan Pelaksanaan Prosedur Pejabat:
- Membentuk dan melaksanakan dasar serta prosedur pejabat untuk meningkatkan produktiviti.
- Memastikan pematuhan kepada peraturan kerja dan polisi syarikat.
Penyelarasan dengan Jabatan Lain:
- Berfungsi sebagai penghubung antara jabatan pentadbiran dan jabatan lain untuk memastikan komunikasi yang berkesan.
- Menangani isu-isu pentadbiran dengan pantas dan cekap.
Pengurusan Projek Khas:
- Menguruskan projek pentadbiran, seperti penambahbaikan kemudahan pejabat atau acara korporat.
- Menilai dan melaporkan keberkesanan projek kepada pihak pengurusan.
Keperluan Jawatan
Kelayakan Akademik:
- Ijazah Sarjana Muda dalam Pengurusan Perniagaan, Pentadbiran, atau bidang berkaitan.
- Kelayakan tambahan dalam pengurusan pejabat atau sumber manusia adalah satu kelebihan.
Pengalaman:
- Sekurang-kurangnya 3-5 tahun pengalaman bekerja dalam peranan pentadbiran, dengan pengalaman dalam pengurusan adalah satu kelebihan.
Kemahiran:
- Kemahiran organisasi dan multitasking yang sangat baik.
- Kemahiran komunikasi dan kepimpinan yang baik untuk menyelia kakitangan dan menyelesaikan masalah.
- Mahir dalam penggunaan aplikasi pejabat (contoh: Microsoft Office Suite).
Ciri-ciri Peribadi:
- Berorientasikan penyelesaian masalah dan cekap dalam membuat keputusan.
- Berdisiplin, berintegriti, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
- Berfikiran inovatif dan proaktif dalam meningkatkan sistem pejabat.
Faedah
- Gaji kompetitif berdasarkan pengalaman.
- Bonus berdasarkan prestasi.
- Peluang pembangunan kerjaya dan latihan profesional.
- Faedah pekerja seperti insurans perubatan, cuti tahunan, dan kemudahan pejabat yang selesa.
